廣州某陶瓷有限公司總部位于意大利摩德納市，主要從事瓷磚的設(shè)計(jì)、研發(fā)、生產(chǎn)和銷售，于2001年投資中國(guó)，隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，已約有100名員工陸續(xù)搬入研發(fā)中心全新的辦公大樓進(jìn)行辦公。在當(dāng)時(shí)，該研發(fā)中心由于集合了多個(gè)分支的資產(chǎn)，所以使用了大約有3臺(tái)的辦公設(shè)備。辦公設(shè)備由采購(gòu)部、行政部和IT部門共同承擔(dān)管理責(zé)任，由于不同廠家的設(shè)備混在一起，購(gòu)買后使用的年數(shù)也是五花八門的。
在那種混合使用的環(huán)境中，往往會(huì)有辦公設(shè)備運(yùn)行和管理上的各種難題。“故障或更換耗材的頻率非常的高。IT部光是應(yīng)對(duì)公司內(nèi)各部門頻繁提出的修理要求就耗費(fèi)了大量的人力。再加上辦公設(shè)備的運(yùn)行成本很難掌握，這都是很棘手的問(wèn)題。”
公司為了解決這些課題，向幾家辦公設(shè)備供應(yīng)商征求建議。經(jīng)過(guò)多方的討論比較，最終選擇了科頤辦公提供的柯尼卡美能達(dá)的解決方案。
選中柯尼卡美能達(dá)的重要理由就是柯尼卡美能達(dá)所提供的評(píng)估調(diào)查服務(wù)。此調(diào)查就是根據(jù)現(xiàn)有辦公環(huán)境中辦公設(shè)備的放置情況、過(guò)去1年辦公耗材成本與現(xiàn)有設(shè)備的輸出張數(shù)，通過(guò)對(duì)管理者及使用者進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查等手段，對(duì)設(shè)備使用情況和成本等現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查和分析。
通過(guò)評(píng)估，就使得本來(lái)隱藏的問(wèn)題顯現(xiàn)出來(lái)了。比如，單一功能的不同品牌的辦公設(shè)備多臺(tái)使用；還存在耗材由使用設(shè)備的部門自行購(gòu)買等情況，無(wú)法對(duì)現(xiàn)有的辦公設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的管理，其次，與辦公設(shè)備的數(shù)量相比，管理這些設(shè)備的工作人員實(shí)在太少了等課題。
導(dǎo)入解決方案的時(shí)候，并不是一次性將所有設(shè)備進(jìn)行更換，而是分階段實(shí)施。首先嘗試更換使用的設(shè)備是1臺(tái)柯尼卡美能達(dá)C226彩色多功能復(fù)合機(jī) ,同時(shí)還導(dǎo)入了統(tǒng)計(jì)管理軟件和設(shè)備管理軟件實(shí)現(xiàn)了對(duì)辦公設(shè)備的統(tǒng)一管理。
導(dǎo)入后，得到了多種成效。設(shè)備發(fā)生故障和卡紙的情況不但明顯減少了,設(shè)備管理效率也提高了。導(dǎo)入前，每次設(shè)備發(fā)生故障，都必須到設(shè)備放置處，確認(rèn)該設(shè)備的問(wèn)題。導(dǎo)入后如果設(shè)備再發(fā)生問(wèn)題，利用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)視的監(jiān)測(cè)，管理者就能通過(guò)電子郵件和手機(jī)自動(dòng)收到相應(yīng)的問(wèn)題報(bào)告。
“能夠馬上掌握到發(fā)生問(wèn)題的設(shè)備所處的場(chǎng)所及問(wèn)題種類等信息，就可以準(zhǔn)確迅速地處理問(wèn)題。而且，在復(fù)合機(jī)使用量較大的財(cái)務(wù)中心，處理故障的時(shí)間減少到1/3，這樣的話設(shè)備管理工作量也減少了”。
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